生成AIの普及により、多くの企業で業務への活用が進んでいます。

特に、

• ChatGPT
• Microsoft Copilot
• Gemini
• Claude

などのAIツールは、資料作成や情報整理、アイデア出しなど幅広い業務で利用されるようになっています。

一方で、

• 社員が個人アカウントで利用している
• 入力してよい情報が決まっていない
• 利用状況を把握できていない

といった状態も少なくありません。

便利な反面、ルールなしで利用すると情報漏洩や管理上の問題につながる可能性があります。

本記事では、企業が生成AIを利用する際に押さえておきたいポイントや、整備しておきたいルールについて解説します。

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なぜ企業で生成AI利用が増えているのか

生成AIは、

• 文書作成
• メール作成
• 要約
• アイデア出し
• プログラム補助

などに活用できます。

従来よりも短時間で作業できるため、業務効率化の手段として注目されています。

また、特別なIT知識がなくても利用しやすいことも普及の理由です。

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企業が注意したいリスク

情報漏洩

最も注意したいのが情報入力です。

例えば、

• 顧客情報
• 個人情報
• 契約書
• 社外秘資料

などをそのまま入力すると、社内ルールに抵触する可能性があります。

利用サービスによっては、入力内容の取り扱いポリシーも異なります。

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利用状況が把握できない

社員が個人アカウントで利用している場合、

• 誰が使っているか
• どんな用途か
• どのサービスか

を企業側が把握できないことがあります。

これはシャドーITの一種とも言えます。

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👉 「シャドーITとは？企業が把握できていないクラウド利用のリスクと対策」

ここで前回の記事へ自然につながる。

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出力内容をそのまま信じてしまう

生成AIは便利ですが、

• 古い情報
• 不正確な情報
• 誤解を招く内容

を出力する場合があります。

そのため、

「AIが書いたから正しい」

ではなく、

「最終確認は人が行う」

ことが重要です。

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企業で決めておきたいルール

入力禁止情報

まずは、

• 個人情報
• 顧客情報
• 契約内容
• 機密情報

などを整理します。

何を入力してよいか明確にすることが重要です。

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利用可能なAIサービス

社員ごとにバラバラなサービスを利用すると管理が難しくなります。

そのため、

• 利用許可サービス
• 利用目的
• アカウント管理方法

を決めておくと安心です。

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出力内容の確認

生成AIの回答は、

• 事実確認
• 著作権確認
• 社内ルール確認

を行ってから利用する運用が望ましいです。

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AI利用は“禁止”より“ルール化”

生成AIは今後も業務利用が増えていくと考えられます。

そのため、

「危ないから禁止」

ではなく、

「安全に利用するルールを整備する」

ことが現実的です。

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認証管理も重要になる

AIサービスもクラウドサービスの一種です。

利用が増えるほど、

• アカウント管理
• MFA設定
• 利用者把握

が重要になります。

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👉 「MFA（多要素認証）はどこまで必要？企業が設定すべきサービスと優先順位を解説」

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SSOで管理するメリット

企業利用が増えた場合は、

• 誰が利用しているか
• 退職時停止
• MFA適用

などを管理しやすくするため、SSOによる認証管理も有効です。

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👉 「SSO導入で失敗する企業の共通点｜導入前に知っておきたい落とし穴と対策」

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中小企業こそ利用ルールが重要

大企業では利用ポリシーが整備されていることもありますが、中小企業ではまだ整備されていないケースも多くあります。

しかし、

• ChatGPT
• Copilot
• Gemini

などは、すでに現場で利用されている可能性があります。

だからこそ、

「使われている前提」

でルールを作ることが重要です。

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まとめ｜生成AIは“管理しながら活用する”時代へ

生成AIは業務効率化に大きく貢献する一方で、

• 情報漏洩
• 管理漏れ
• シャドーIT

などのリスクも持っています。

重要なのは、

• 利用サービスを決める
• 入力ルールを決める
• 利用状況を把握する

ことです。

禁止するのではなく、安全に活用する仕組みを整えることが、これからの企業には求められています。

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クラウドサービスやAI利用の管理を整理したい企業様へ

生成AIを含むクラウドサービス利用が増える現在、

• 利用状況が把握できない
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といった課題を抱える企業も増えています。

弊社では、SSOソリューション「Smart Gate」を活用し、クラウドサービスやAIツール利用時の認証管理・アクセス制御・多要素認証を組み合わせた安全な利用環境構築をご支援しています。

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