クラウドサービス（SaaS）の利用が当たり前になった現在、多くの企業では1人の社員が複数のサービスを利用しています。

例えば、

• Microsoft 365
• Google Workspace
• Slack
• Zoom
• Salesforce
• Dropbox

など、業務に欠かせないクラウドサービスは年々増えています。

しかし、その一方で見落とされがちなのが、退職や異動に伴うSaaSアカウントの管理です。

「Microsoft 365だけ停止して終わり」
「利用しているSaaSをすべて把握できていない」

という状態では、不要なアカウントが残り続ける可能性があります。

本記事では、クラウド時代に必要なSaaSアカウント管理のポイントと、効率的な棚卸し方法について解説します。

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SaaSアカウント管理が重要な理由

以前は社内サーバー中心の運用でしたが、現在はクラウドサービスが業務の中心になっています。

社員1人あたりが利用するサービスは、

• メール
• チャット
• ファイル共有
• Web会議
• 勤怠管理
• 経費精算
• CRM

など、10種類以上になることも珍しくありません。

そのため、1つでもアカウントを削除し忘れると、セキュリティリスクやライセンスコストにつながります。

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よくある管理漏れ

異動後も不要な権限が残る

部署異動後も以前の部署のシステムへアクセスできる状態になっていることがあります。

業務上不要な権限は定期的に見直すことが重要です。

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利用しているSaaSを把握できていない

近年はシャドーITの影響もあり、情報システム部門が把握していないクラウドサービスが利用されているケースがあります。

利用状況が見えなければ、退職時の削除漏れも発生しやすくなります。

👉 「シャドーITとは？企業が把握できていないクラウド利用のリスクと対策」

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管理者だけが把握している

担当者任せの運用では、異動や退職によって管理方法が分からなくなることがあります。

管理手順を文書化し、複数人で把握できる体制を整えましょう。

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棚卸しで確認したいポイント

アカウント棚卸しでは、次のような項目を確認すると効果的です。

• 利用中のSaaS一覧
• 利用者一覧
• 管理者アカウント
• MFA設定状況
• 利用ライセンス
• 最終ログイン日時
• 共有アカウントの有無

これらを一覧化することで、不要なアカウントや利用されていないサービスを把握しやすくなります。

👉 「アカウント棚卸しとは？企業が定期的に見直したいID管理の基本と進め方」

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入退社時にチェックリストを作る

アカウント管理を担当者任せにしないためにも、チェックリストの整備がおすすめです。

例えば、

【退職時】

• Microsoft 365停止
• Google Workspace停止
• Slack停止
• Zoom停止
• VPN停止
• 管理者権限確認
• ライセンス回収

【異動時】

• 不要な権限削除
• 必要な権限追加
• グループ変更

といった項目をあらかじめ決めておくことで、対応漏れを防ぎやすくなります。

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SSOで管理を効率化する

利用するSaaSが増えるほど、個別にアカウントを管理する負担は大きくなります。

SSOを導入すると、

• 利用者管理
• 認証管理
• 入退社対応

などを効率化しやすくなります。

クラウドサービスが増えている企業ほど、SSOによる一元管理の効果を実感しやすいでしょう。

👉 「SSO導入で失敗する企業の共通点｜導入前に知っておきたい落とし穴と対策」

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定期的な棚卸しがセキュリティ対策につながる

SaaSアカウント管理は、一度整理して終わりではありません。

新しいサービスの導入や社員の入退社に合わせて、定期的に見直すことが重要です。

半年に1回、または年1回でも棚卸しを行うことで、不要なアカウントや過剰な権限に気付きやすくなります。

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まとめ｜SaaSが増えるほど「見える化」が重要

クラウドサービスの普及により、企業のアカウント管理は以前より複雑になっています。

だからこそ、

• 利用サービスを把握する
• アカウントを棚卸しする
• 権限を定期的に見直す
• SSOで認証を一元管理する

といった運用が重要になります。

SaaSを安全かつ効率的に活用するためにも、一度自社のアカウント管理を見直してみてはいかがでしょうか。

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クラウドサービスが増えるほど、アカウント管理や入退社対応の負担は大きくなります。

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