業務のクラウド化が進み、多くの企業でSaaS（クラウドサービス）が利用されています。
例えば、
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Slack
- Zoom
- Salesforce
- 勤怠管理システム
- 経費精算システム
など、企業によっては数十種類のサービスを利用していることも珍しくありません。
SaaSは業務効率を向上させる一方で、サービスが増えるほど管理の負担も大きくなります。
「誰がどのサービスを使っているのか分からない」「退職者のアカウント削除が漏れてしまう」といった課題を抱えている企業も多いでしょう。
本記事では、クラウドサービスを効率よく運用するために押さえておきたい5つのポイントを紹介します。
SaaSが増えることで起こる課題
SaaSを導入するたびに、
- アカウントを発行する
- 権限を設定する
- ライセンスを管理する
- MFAを設定する
といった運用が必要になります。
サービスが増えるほど、担当者の負担は大きくなり、管理漏れも起こりやすくなります。
ポイント1 利用しているSaaSを一覧化する
まずは、自社で利用しているクラウドサービスを把握しましょう。
確認したい項目は、
- サービス名
- 管理者
- 利用部門
- 利用人数
- ライセンス数
などです。
一覧化することで、重複契約や利用されていないサービスにも気付きやすくなります。
ポイント2 アカウント管理を標準化する
アカウント発行や削除の手順を統一することで、担当者による対応のばらつきを防げます。
入社・異動・退職時のチェックリストを作成しておくことも効果的です。
👉 「退職・異動時に見落としやすいSaaSアカウント管理｜クラウド時代のアカウント棚卸し術」
ポイント3 アクセス権限を定期的に見直す
利用者の異動や組織変更に合わせて、アクセス権限を見直しましょう。
不要な権限を放置すると、情報漏えいや誤操作のリスクが高まります。
👉 「クラウドサービスのアクセス権限管理とは？情報漏えいを防ぐために見直したい運用ルール」
ポイント4 認証を一元管理する
サービスごとにIDやパスワードを管理すると、利用者も管理者も負担が増えます。
SSOを活用すれば、複数のクラウドサービスの認証を一元管理し、利便性とセキュリティの両立を図れます。
また、MFAを組み合わせることで、不正ログイン対策も強化できます。
👉 「IDaaSとは？SSOとの違いや導入するメリットをわかりやすく解説」
ポイント5 定期的に運用を見直す
クラウドサービスは導入して終わりではありません。
新しいサービスの追加や利用者の増減に応じて、
- 利用状況
- ライセンス
- 権限
- 認証設定
を定期的に確認しましょう。
半年に一度でも運用を見直すことで、無駄なコストやセキュリティリスクの低減につながります。
中小企業こそ運用ルールが重要
情報システム専任の担当者が少ない企業では、個人の経験に頼った管理になりやすい傾向があります。
だからこそ、
- 手順を文書化する
- チェックリストを作る
- 管理方法を標準化する
といった運用ルールが重要になります。
まとめ｜SaaSは「導入」より「運用」が重要
SaaSは企業の業務効率化に欠かせない存在ですが、サービスが増えるほど管理も複雑になります。
効率的に運用するためには、
- 利用サービスを一覧化する
- アカウント管理を標準化する
- 権限を見直す
- 認証を一元管理する
- 定期的に運用を確認する
という5つのポイントを意識することが大切です。
SaaS運用をもっとシンプルにしませんか？
クラウドサービスが増えるほど、認証管理やアカウント管理の負担は大きくなります。
Smart Gateは、SSOや多要素認証（MFA）を活用した認証基盤により、複数のSaaSを安全かつ効率的に運用できる環境づくりをご支援します。
「SaaSの管理を効率化したい」「認証管理をまとめたい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。
