従業員の退職や異動は、多くの企業で日常的に発生します。しかし、その際に見落とされがちなのが、各種システムのアカウント管理です。

退職者のアカウントが有効なまま残っていたり、異動後も不要な権限が維持されていたりすると、不正アクセスや情報漏えいの原因になる可能性があります。

近年はMicrosoft 365をはじめとしたクラウドサービスの利用が増え、一人の社員が複数のSaaSを利用することも珍しくありません。そのため、アカウント管理は「1つのシステムだけ対応すれば終わり」という時代ではなくなっています。

本記事では、退職・異動時に確認したいアカウント管理のチェックポイントを10項目にまとめてご紹介します。

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なぜ退職・異動時のアカウント管理が重要なのか

人事情報の更新とITシステムの設定変更が連携していないと、不要なアカウントや権限が残ることがあります。

例えば、

• 退職者が会社のメールへアクセスできる
• 異動後も以前の部署の機密情報を閲覧できる
• 利用していないライセンス料金を払い続けている

といった問題が発生する可能性があります。

こうしたリスクを防ぐためにも、退職・異動時には決まった手順で確認することが重要です。

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アカウント管理チェックリスト

① Microsoft Entra IDやActive Directoryのアカウントを無効化する

まずは本人がログインできない状態にします。

退職日や異動日と合わせて実施することで、不正利用のリスクを抑えられます。

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② Microsoft 365のライセンスを確認する

利用しなくなったライセンスは回収し、必要に応じて別の社員へ割り当てます。

ライセンス管理はコスト削減にもつながります。

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③ 利用しているSaaSを棚卸しする

Microsoft 365だけでなく、

• チャット
• Web会議
• CRM
• 経費精算
• 勤怠管理

など、利用中のクラウドサービスを確認しましょう。

👉 「SaaSが増えると管理が大変？クラウドサービスを効率よく運用する5つのポイント」

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④ 管理者権限を見直す

退職・異動後も管理者権限が残っていると、大きなセキュリティリスクになります。

特権アカウントは優先的に確認しましょう。

👉 「管理者アカウントが狙われる理由とは？企業が見直したい特権ID管理の基本」

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⑤ メール転送や共有メールボックスを確認する

業務に必要なメールを引き継ぎつつ、不要な転送設定が残っていないか確認します。

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⑥ MFAの登録情報を削除する

スマートフォン認証や認証アプリなど、本人専用の認証情報を適切に削除・再設定します。

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⑦ 社用端末を回収する

ノートPCやスマートフォン、タブレットなどの返却状況を確認します。

端末管理システムを利用している場合は、登録解除も忘れずに行いましょう。

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⑧ グループ・共有フォルダーの権限を確認する

異動の場合は、新しい部署に必要な権限を付与し、不要になった権限を削除します。

「追加する」だけでなく「削除する」ことも重要です。

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⑨ シャドーITの利用がないか確認する

会社が把握していないクラウドサービスを利用していないか確認しましょう。

個人アカウントに業務データが残っているケースもあります。

👉 「シャドーITとは？企業が把握できていないクラウドサービス利用のリスクと対策」

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⑩ 実施記録を残す

誰が、いつ、どのアカウントを停止・変更したのかを記録しておくことで、監査やトラブル対応にも役立ちます。

チェックリストを標準化しておくと、担当者が変わっても同じ品質で運用できます。

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ID管理を一元化すると運用負荷を減らせる

複数のクラウドサービスを個別に管理していると、退職や異動のたびに各システムで作業が必要になります。

ID管理を一元化すれば、アカウントや認証情報をまとめて管理しやすくなり、運用負荷の軽減と設定漏れの防止につながります。

👉 「IDaaSとは？SSOとの違いや導入するメリットをわかりやすく解説」

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まとめ｜チェックリスト化で設定漏れを防ごう

退職・異動時のアカウント管理は、情報セキュリティ対策の基本です。

担当者の経験だけに頼るのではなく、チェックリストを用意して標準化することで、設定漏れや権限の残存を防ぎやすくなります。

人事部門と情報システム部門が連携し、安全で効率的なアカウント管理体制を整えていきましょう。

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退職・異動時のアカウント管理をもっと効率化しませんか？

クラウドサービスが増えるほど、アカウント管理は複雑になります。

Smart Gateは、SSOや多要素認証（MFA）、ID管理を組み合わせ、ユーザーの登録・変更・停止を効率的に行える環境づくりをご支援します。

「退職・異動時の運用を見直したい」「アカウント管理を一元化したい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。