「部署で1つのアカウントを使い回している」「共通IDがあるので便利だからそのまま運用している」という企業は少なくありません。
共有アカウントは、一見すると管理が簡単で便利に思えます。しかし、利用者が増えるほど「誰が、いつ、何をしたのか」が分からなくなり、セキュリティや内部統制の面で大きな課題を抱えることになります。
近年では、ゼロトラストや情報セキュリティの観点からも、共有アカウントの運用を見直す企業が増えています。
本記事では、共有アカウントのリスクや、安全な運用方法について分かりやすく解説します。
共有アカウントとは
共有アカウントとは、複数の社員が同じユーザーIDとパスワードを利用してログインするアカウントのことです。
例えば、
- 部署共通の業務システム
- 共通の管理者アカウント
- 店舗や受付で利用するPCの共通ログイン
- 共通IDで利用しているクラウドサービス
などが該当します。
業務の都合で運用されているケースもありますが、利便性だけを優先するとさまざまな問題が発生します。
共有アカウントの主なリスク
誰が操作したのか分からない
同じアカウントを複数人で利用すると、操作履歴を確認しても利用者を特定できません。
インシデントが発生した際の原因調査や監査対応が難しくなります。
パスワード管理が甘くなりやすい
利用者全員が同じパスワードを知っているため、紙にメモを貼ったり、チャットで共有したりと、不適切な管理が行われる可能性があります。
パスワード変更のたびに全員へ周知する必要があり、運用負荷も増えてしまいます。
退職・異動時の対応が煩雑
共有アカウントを利用していた社員が退職・異動した場合、パスワードを変更しなければ継続して利用できてしまう恐れがあります。
また、変更後は利用者全員へ新しい情報を伝える必要があり、管理の手間も増加します。
👉 「退職・異動時のアカウント管理チェックリスト｜情報漏えいを防ぐために確認したい10項目」
共有メールボックスとは異なる
共有アカウントと混同されやすいものに「共有メールボックス」があります。
共有メールボックスは、各社員が自分のアカウントでログインしたうえで、共通のメールボックスへアクセスする仕組みです。
そのため、誰がアクセスしたかを把握しやすく、共有アカウントよりも安全な運用が可能です。
個人アカウントを基本にする
現在では、一人ひとりに個別のアカウントを付与し、必要な権限だけを割り当てる運用が推奨されています。
この方法であれば、
- 利用者を特定できる
- 権限管理がしやすい
- 退職・異動時の対応が容易になる
など、多くのメリットがあります。
👉 「管理者アカウントが狙われる理由とは？企業が見直したい特権ID管理の基本」
ID管理を一元化するメリット
複数のクラウドサービスを利用している企業では、ID管理を一元化することで運用効率を高められます。
例えば、
- 個人アカウントでSSOを利用する
- MFAを統一して適用する
- 利用権限を一括で管理する
といった運用が可能になります。
👉 「IDaaSとは？SSOとの違いや導入するメリットをわかりやすく解説」
やむを得ず共有アカウントを使う場合のポイント
業務システムの仕様などにより、共有アカウントが避けられない場合もあります。
その場合は、
- 利用者を限定する
- 管理責任者を明確にする
- MFAを設定する
- パスワードを定期的に変更する
- 利用履歴を定期的に確認する
などのルールを整備しましょう。
共有アカウントを使い続ける場合でも、リスクを理解したうえで管理することが重要です。
まとめ｜「便利だから」ではなく「安全だから」を基準に
共有アカウントは、一時的には運用を簡単にできるように見えます。
しかし、利用者の特定ができないことや、権限管理・監査対応の難しさなど、多くのリスクを抱えています。
クラウドサービスの利用が広がる現在では、個人アカウントを基本とし、ID管理を一元化する運用が、セキュリティと業務効率の両立につながります。
アカウント管理の運用を見直しませんか？
共有アカウントの運用を続けていると、セキュリティリスクだけでなく、管理負荷も大きくなります。
Smart Gateは、SSOや多要素認証（MFA）、ID管理を組み合わせ、一人ひとりのアカウントを安全かつ効率的に管理できる環境づくりをご支援します。
「共有アカウントを見直したい」「認証管理をもっと安全にしたい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。
