従業員の退職や異動は、多くの企業で日常的に発生します。しかし、その際に見落とされがちなのが、各種システムのアカウント管理です。
退職者のアカウントが有効なまま残っていたり、異動後も不要な権限が維持されていたりすると、不正アクセスや情報漏えいの原因になる可能性があります。
近年はMicrosoft 365をはじめとしたクラウドサービスの利用が増え、一人の社員が複数のSaaSを利用することも珍しくありません。そのため、アカウント管理は「1つのシステムだけ対応すれば終わり」という時代ではなくなっています。
本記事では、退職・異動時に確認したいアカウント管理のチェックポイントを10項目にまとめてご紹介します。
なぜ退職・異動時のアカウント管理が重要なのか
人事情報の更新とITシステムの設定変更が連携していないと、不要なアカウントや権限が残ることがあります。
例えば、
- 退職者が会社のメールへアクセスできる
- 異動後も以前の部署の機密情報を閲覧できる
- 利用していないライセンス料金を払い続けている
といった問題が発生する可能性があります。
こうしたリスクを防ぐためにも、退職・異動時には決まった手順で確認することが重要です。
アカウント管理チェックリスト
① Microsoft Entra IDやActive Directoryのアカウントを無効化する
まずは本人がログインできない状態にします。
退職日や異動日と合わせて実施することで、不正利用のリスクを抑えられます。
② Microsoft 365のライセンスを確認する
利用しなくなったライセンスは回収し、必要に応じて別の社員へ割り当てます。
ライセンス管理はコスト削減にもつながります。
③ 利用しているSaaSを棚卸しする
Microsoft 365だけでなく、
- チャット
- Web会議
- CRM
- 経費精算
- 勤怠管理
など、利用中のクラウドサービスを確認しましょう。
👉 「SaaSが増えると管理が大変？クラウドサービスを効率よく運用する5つのポイント」
④ 管理者権限を見直す
退職・異動後も管理者権限が残っていると、大きなセキュリティリスクになります。
特権アカウントは優先的に確認しましょう。
👉 「管理者アカウントが狙われる理由とは？企業が見直したい特権ID管理の基本」
⑤ メール転送や共有メールボックスを確認する
業務に必要なメールを引き継ぎつつ、不要な転送設定が残っていないか確認します。
⑥ MFAの登録情報を削除する
スマートフォン認証や認証アプリなど、本人専用の認証情報を適切に削除・再設定します。
⑦ 社用端末を回収する
ノートPCやスマートフォン、タブレットなどの返却状況を確認します。
端末管理システムを利用している場合は、登録解除も忘れずに行いましょう。
⑧ グループ・共有フォルダーの権限を確認する
異動の場合は、新しい部署に必要な権限を付与し、不要になった権限を削除します。
「追加する」だけでなく「削除する」ことも重要です。
⑨ シャドーITの利用がないか確認する
会社が把握していないクラウドサービスを利用していないか確認しましょう。
個人アカウントに業務データが残っているケースもあります。
👉 「シャドーITとは？企業が把握できていないクラウドサービス利用のリスクと対策」
⑩ 実施記録を残す
誰が、いつ、どのアカウントを停止・変更したのかを記録しておくことで、監査やトラブル対応にも役立ちます。
チェックリストを標準化しておくと、担当者が変わっても同じ品質で運用できます。
ID管理を一元化すると運用負荷を減らせる
複数のクラウドサービスを個別に管理していると、退職や異動のたびに各システムで作業が必要になります。
ID管理を一元化すれば、アカウントや認証情報をまとめて管理しやすくなり、運用負荷の軽減と設定漏れの防止につながります。
👉 「IDaaSとは？SSOとの違いや導入するメリットをわかりやすく解説」
まとめ｜チェックリスト化で設定漏れを防ごう
退職・異動時のアカウント管理は、情報セキュリティ対策の基本です。
担当者の経験だけに頼るのではなく、チェックリストを用意して標準化することで、設定漏れや権限の残存を防ぎやすくなります。
人事部門と情報システム部門が連携し、安全で効率的なアカウント管理体制を整えていきましょう。
退職・異動時のアカウント管理をもっと効率化しませんか？
クラウドサービスが増えるほど、アカウント管理は複雑になります。
Smart Gateは、SSOや多要素認証（MFA）、ID管理を組み合わせ、ユーザーの登録・変更・停止を効率的に行える環境づくりをご支援します。
「退職・異動時の運用を見直したい」「アカウント管理を一元化したい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。
