テレワークは一時的な対応ではなく、企業の標準的な働き方として定着しつつあります。しかし、制度だけを整えても、運用やセキュリティ、コミュニケーションに課題が残り、生産性が下がってしまうケースは少なくありません。本コラムでは、テレワーク体制の構築時に押さえておくべき実務的なポイントを、企業の情報システム・総務部門の視点から整理します。
テレワーク導入がうまくいかない原因
テレワークがうまく機能しない企業の多くは、制度・環境・セキュリティ・文化のいずれかにギャップが生じています。
よくある課題
- 社員によって通信環境の品質がバラバラ
- 私物PC・私物スマホ利用によるセキュリティリスク
- コミュニケーション不足による生産性低下
- 申請・承認フローが属人的で遅延が発生
- 状況把握ができずマネジメントしにくい
このため、テレワーク体制は「機器を貸し出す」「ルールを作る」だけでは不十分なのです。
テレワーク体制構築のポイント①：業務プロセスの可視化
まず最初に行うべきは、業務プロセスの洗い出しです。
重要な観点
- どの業務がテレワークに適しているか
- 紙・ハンコ・対面が前提の作業は何か
- 承認フローがオンライン化されているか
- セキュリティレベルは業務ごとに異なるか
プロセスを分解して初めて、必要なITツール・ルール・デバイス選定が可能になります。
テレワーク体制構築のポイント②：デバイスとネットワーク環境の統一
テレワーク失敗の典型例として多いのが「社員各自の環境に頼りすぎている」ケースです。
望ましい統一要素
- 業務PCか、VDI（仮想デスクトップ）か
- 私物デバイス利用（BYOD）の可否
- Wi-Fi・有線LANなど通信品質の基準
- 業務で使う通信量（動画会議など）の想定
最低限の統一基準がないと、ITサポート対応やトラブルが増加し、生産性が大幅に落ちます。
テレワーク体制構築のポイント③：クラウド活用による業務標準化
業務システムをクラウド化することで、どこからでも同じ環境で働けるようになります。
よく使われるクラウドサービス例
- グループウェア（Microsoft365、Google Workspace）
- ストレージ（OneDrive、Google Drive、Box）
- コラボレーション（Slack、Teams、Zoom）
- 業務アプリケーション（勤怠、経費、商談管理など）
特に申請系（勤怠・経費・稟議など）は、紙運用からの脱却がテレワークのボトルネックになりやすいため、最優先でオンライン化すべき領域です。
テレワーク体制構築のポイント④：情報セキュリティ対策
オフィス外での業務は、セキュリティリスクが大幅に増加します。
特に「端末からの情報漏洩」と「アクセス管理の不備」は致命的です。
最低限必要なセキュリティ対策
- PCのパスワード・多要素認証（MFA）の強制
- VPN使用またはゼロトラスト方式の導入
- セキュアブラウザ・SSOなどのアクセス制御
- USB・画面キャプチャ・コピー制御
- ログ管理とアクセス履歴の可視化
特に私物スマホを活用するBYODでは、
**MDMではなく“データを残さない仕組み（セキュアブラウザ）”**が重要になります。
テレワーク体制構築のポイント⑤：コミュニケーションとマネジメント設計
ツールだけ整えても、コミュニケーションが機能しなければテレワークは成立しません。
よくある失敗
- 「報告がないので仕事しているか分からない」
- 「チャットだと細かいニュアンスが伝わらない」
- 「孤立してメンタルが低下する」
これを防ぐには、ルールの設計と運用の標準化が必須です。
具体的な対策
- 毎朝のショートミーティングを固定化
- チャットは“既読ではなく返信”を基本ルールに
- 重要事項はチャットではなくオンライン会議で
- 目標設定（OKR/KPI）をテレワーク仕様に見直す
- 1on1ミーティングを定期的に設定
特に“情報共有のルール”と“雑談の場”の両方が必要です。
テレワーク体制構築のポイント⑥：働く環境の健康・メンタルケア
意外と見落とされがちなのが、社員の健康とメンタルケアです。
注意すべき点
- 長時間座りっぱなしになりやすい
- 運動不足で健康リスク増加
- 孤独感やストレスによる集中力低下
- 長時間労働の可視化が難しい
企業主導で
- オンライン運動イベント
- メンタル相談窓口
- 健康管理アプリ活用
などを整備すると、長期的に効果が出ます。
テレワーク成功のカギは「制度×IT×文化」の三位一体
テレワークはITだけでは機能しません。
制度だけでも不十分です。
企業文化のデジタル化やコミュニケーション設計が合わさって、初めて効果が最大化します。
テレワーク体制づくりの優先順位まとめ
- 業務プロセスを可視化し、オンライン化する
- 最低限のPC・ネットワーク環境を統一する
- クラウドを活用し業務標準化を進める
- セキュリティは“端末に情報を残さない”思想に転換
- マネジメント設計とコミュニケーションルールを整備する
- 健康・メンタルケアも仕組み化する
テレワークは企業の生産性向上、採用力強化、災害時の事業継続の観点でも非常に重要です。
本コラムが、貴社のテレワーク体制構築のヒントになれば幸いです。
セキュアなテレワーク環境確立には、セキュアブラウザSmartGateをご参照ください。
